ПОЛОЖЕНИЕ о Персональных данных гостей
Обновлено 01.06.2022
ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке, хранении и учете персональных данных гостей
Положение об обработке и защите персональных данных клиентов гостиницы «ВИЗИТ» (далее – Гостиница) является локальным нормативным актом, разработанным на основе Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных», (ред. 29.07.2018), Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", (ред. 23.04.2018), иных нормативно-правовых актов, действующих на территории РФ.
1. Политика конфиденциальности гостиницы.
Гостиница гарантирует, что персональные данные, полученные от гостя, обрабатываются в соответствии и в целях соблюдения Конституции Российской Федерации, Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" N 149-ФЗ от 27.07.2006 года ( ред. 23.04.2018), Федерального закона "О персональных данных" N 152-ФЗ от 27.07.2006 года, постановления Правительства РФ N 687, 781 и др., закона о миграционном учете и других нормативно-правовых актов, обеспечения сохранности имущества отеля и получения гостиничной услуги; с использованием всех необходимых организационно-технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в пределах компетенции отеля, во избежание любых изменений, утраты, незаконного использования и несанкционированного доступа.
Гостиница несет ответственность за надлежащее конфиденциальное обращение с персональными данными гостя, переданными в частности при бронировании с использованием сети Интернет.
2. Основные понятия, используемые в Положении:
2.1. гостиница - организация, предоставляющая гостиничные услуги клиенту;
клиент - физическое лицо, потребитель гостиничных услуг, субъект персональных данных;
гостиничные услуги - действия Гостиницы по размещению Клиентов в объекте размещения, а также иная деятельность, связанная с размещением и проживанием, которая включает в себя основные и дополнительные услуги, предоставляемые Клиенту;
персональные данные - информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении Гостиницы, позволяет идентифицировать личность Клиента;
обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц, либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
2.2. Настоящим Положением устанавливается порядок обработки персональных данных Гостей, для которых Гостиницей осуществляется весь спектр услуг по приему и размещению в гостинице.
2.3. Целью Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.
2.4. Персональные данные обрабатываются в целях исполнения договора по предоставлению услуг по проживанию или временному размещению, одной из сторон которого является Гость. Гостиница собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названной цели.
2.5. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
2.6. Настоящее Положение утверждается руководителем и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Гостей.
3. Использование сайта отеля, электронной почты и бронирование номера.
Вы можете использовать наш сайт без указания каких-либо сведений о Вашей личности, т.е. возможен анонимный просмотр предложений гостиницы. Для успешного бронирования номера на определенные даты от Вас потребуются контактные данные, позволяющие осуществить процесс бронирования через Модуль онлайн - бронирования TRAVELLINE. В случае бронирования номера сохраняются следующие сведения: имя и фамилия, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, даты по бронированию номера, время прибытия и отъезда, а также «дополнительная информация для гостиницы» (если она Вами введена). В целях предоставления гостиничной услуги ваши данные используются для однозначной однократной идентификации Вашего бронирования, его исполнения и расчетов по нему. Кроме подтверждения вашего бронирования, возможно получение вами всех изменений Ваших бронирований или Ваших данных. В момент заезда и регистрации в гостинице Вы даете согласие на использование ваших личных данных в целях услуг проживания в гостинице и других сопутствующих услуг. В любой момент данные действия со стороны гостиницы будут остановлены на основании полученного от вас письменного заявления с просьбой прекратить обработку ваших персональных данных с даты получения вашего заявления гостиницей.
4. Передача данных третьим лицам
Передача персональных данных третьим лицам осуществляется на основании установленного законодательства Российской Федерации. Гостиница не сохраняет, не продает и не передает третьим лицам персональные данные гостей, за исключением случаев, когда предоставление информации является особой обязанностью в соответствии с законом РФ.
5. Ваше право на получение сведений.
В соответствии с законом о защите персональной информации Вам предоставляется право на получение сведений о Ваших сохраненных данных, а также, при необходимости, право на корректировку, блокирование или удаление этих данных.
6. Состав и получение персональных данных Гостей.
6.1. К персональным данным, сбор и обработку которых осуществляет Гостиница, относятся:
* анкетные данные (фамилия, имя, отчество, число, месяц, год рождения и др.);
* паспортные данные;
* адрес регистрации;
* адрес места жительства;
* номер контактного телефона;
* адрес электронной почты;
* данные о месте работы (при бронировании командируемых юридических лиц)
* данные миграционной карты; данные визы
6.2. Все персональные данные сотрудники Гостиницы получают от субъекта персональных данных – Гостей и/или их законных представителей, юридических лиц.
7. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.
7.1. Обработка персональных данных Гостиницей в интересах Гостей заключается в получении, систематизации, накоплении, хранении, уточнении (обновлении, изменении), использовании, распространении, обезличивании, блокировании, уничтожении и в защите от несанкционированного доступа персональных данных.
7.2. Согласие Клиентов на обработку персональных данных берется, поскольку обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных - Гость.
7.3. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы (далее - персональные данные), осуществляется без использования средств автоматизации (неавтоматизированная), так как такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии администратора гостиницы. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обосабливаются от иной информации, в частности путем фиксации путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).
7.4. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники), проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется отелем без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации. К обработке персональных данных Гостей могут иметь доступ только сотрудники отеля, допущенные к работе с персональными данными Гостя и подписавшие Соглашение о неразглашении персональных данных Гостя.
7.5. Перечень сотрудников, имеющих право доступа к персональным данным (далее – Перечень), определяется приказом руководителя на основании должностных обязанностей сотрудников и производственной необходимости. С указанным Перечнем сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.
7.6. Место хранения документов, содержащие персональные данные гостей, определено приказом руководителя. При хранении материальных носителей соблюдены условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Доступ в специальное помещение и шкаф для хранения персональных данных гостя оборудованы замком.
7.7. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиентов, обеспечивается использованием программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Клиентов, системой паролей. Периодичность смены пароля установлена 1 р. в месяц.
7.8. При работе с персональными данными клиентов и, сотрудникам гостиницы следует соблюдать меры, предупреждающие и ограничивающие доступ к указанной информации не уполномоченных на ее получение лиц. В том числе не передавать свой пароль от входа в систему управления отелям - третьим лицам; по окончании работы в системе – завершить сеанс пользователя; не допускать хранения в открытом доступе регистрационных анкет и других документов, содержащих конфиденциальную информацию; хранение анкет текущего дня, документов для миграционной службы, журналов регистрации осуществляется только в сейфе;
архивы документов хранятся в помещении с ограниченным доступом в закрывающихся на ключ шкафах в течение установленного нормативно-правовыми актами РФ срока; после истечения установленного нормативно-правовыми актами РФ срока хранения документы уничтожаются вручную, либо с использование специального оборудования и составляется соответствующий акт. Сотрудникам Гостиницы запрещается выносить вышеуказанную информацию за пределы гостиницы на бумажных, машиночитаемых и иных носителях за исключением случаев, когда это необходимо в силу производственной необходимости для выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей.
8. Использование и передача персональных данных Гостей.
8.1. Использование персональных данных Гостей осуществляется Гостиницей исключительно для достижения целей, определенных договором между Гостем и Гостиницей, в частности, для предоставления услуг по проживанию, а также дополнительных услуг.
8.2. При передаче персональных данных Гостей, Гостиница должна соблюдать следующие требования:
8.2.1. Предупредить лиц, получающих персональные данные Гостей о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Гостей, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных.
8.2.2. Разрешать доступ к персональным данным Гостей только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
8.3. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей информации, содержащей персональные данные, по телефону или факсу.
8.4. Гостиница вправе предоставлять или передавать персональные данные Гостя третьим лицам в следующих случаях:
· если раскрытие этой информации требуется для соблюдения закона, выполнения судебного акта;
· для оказания содействия в проведении расследований, осуществляемых правоохранительными или иными государственными органами;
· для защиты законных прав Гостя и Гостиницы.
9. Защита персональных данных Гостей от несанкционированного доступа
9.1. Гостиница обязана при обработке персональных данных Гостей принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий
9.2. Для эффективной защиты персональных данных Гостей необходимо:
9.2.1. соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных Гостей;
9.2.2. применять технические средства охраны, сигнализации;
9.2.3. заключить со всеми сотрудниками, связанными с получением, обработкой и защитой персональных данных Гостей, Соглашение о неразглашении персональных данных Гостей;
9.2.4. привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Гостя.
9.3. Допуск к персональным данным Гостей сотрудников Гостиницы, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
9.4. Документы, содержащие персональные данные Гостей, хранятся в помещениях Службы размещения, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
9.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Гостей, обеспечивается: системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Гостей.
9.6. Копировать и делать выписки персональных данных Гостя разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя.
10. Обязанности Гостиницы
10.1. Гостиница обязана:
10.1.1. Осуществлять обработку персональных данных Гостей исключительно в целях оказания законных услуг Гостям.
10.1.2. Получать персональные данные Гостя непосредственно у него самого. Если персональные данные Гостя возможно получить только у третьей стороны (законные представители, юридические лица), то Гость должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники Гостиницы должны сообщить Гостям о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа Гостя дать письменное согласие на их получение.
10.1.3. Не получать и не обрабатывать персональные данные Гостя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.
10.1.4. Предоставлять доступ к своим персональным данным Гостю или его законному представителю при обращении либо при получении запроса, содержащего номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись. Запрос может быть направлен в электронной форме. Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Гостю в доступной форме и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
10.1.5. Ограничивать право Гостя на доступ к своим персональным данным, если:
· обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;
· обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;
· предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.
10.1.6. Обеспечить хранение и защиту персональных данных Гостя от неправомерного их использования или утраты.
10.1.7. В случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними, при обращении или по запросу субъекта персональных данных или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Гостиница обязана осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.
10.1.8. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных Гостиница на основании документов, представленных субъектом персональных данных или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
10.1.9. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными Гостиница в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Гостиница обязана уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
11. Права Гостя
11.1. Гость имеет право на:
· доступ к информации о самом себе, в том числе содержащей информацию подтверждения факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки; способы обработки персональных данных, применяемые Гостиницей; сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения, сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; сведения о том, какие юридические последствия для Гостя может повлечь за собой обработка его персональных данных;
· определение форм и способов обработки его персональных данных;
· ограничение способов и форм обработки персональных данных;
· запрет на распространение персональных данных без его согласия;
· изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе;
· обжалование неправомерных действий или бездействий по обработке персональных данных и соответствующую компенсацию в судебном порядке.
12. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных
12.1. Гостиница несет ответственность за персональную информацию, которая находится в ее распоряжении и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленного режима конфиденциальности.
12.2. Каждый сотрудник, получающий для работы документ, содержащий персональные данные Клиента, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
12.3. Любое лицо может обратиться к сотруднику Гостиницы с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в трехдневный срок со дня поступления.
12.4. Сотрудники Гостиницы обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб Гостей, а также содействовать исполнению требований компетентных органов.
12.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Гостей, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
